BIJGEWERKT OP 30 SEPTEMBER 2026
Privacyverklaring
Bedrijfsgegevens en klachten
Autivia is een handelsnaam van S.H. Services.
KVK-nummer: 69367604.
Btw-identificatienummer: wordt toegevoegd zodra dit is bevestigd.
Het bezoekadres is in het Handelsregister afgeschermd omdat dit ook een woonadres is.
Vragen, privacyverzoeken en klachten kun je mailen naar shahraze.haider@gmail.com. Vermeld bij een klacht je bedrijfsnaam, wat er is gebeurd en welke oplossing je verwacht. Autivia bevestigt de ontvangst en reageert zo snel mogelijk.
In het kort
Autivia is een platform voor klantenkaarten voor kleine zaken. Er gaan twee soorten persoonsgegevens doorheen, met verschillende eigenaren: de gegevens die jouw zaak naar ons stuurt als je een programma aanvraagt, en de gegevens van je klanten in dat programma. Van die tweede soort ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Wij zijn verwerker.
Als je een programma aanvraagt
Het aanvraagformulier vraagt je bedrijfsnaam, je naam en je e-mailadres, en optioneel je land, stad, website, het aantal locaties en wat je in gedachten hebt. Die gegevens gebruiken we voor één ding: antwoorden, en het programma opzetten als je doorgaat. Aanvragen kost niets, zet je op geen enkele mailinglijst en start geen abonnement of betaling.
Het formulier staat in de app, op https://loyalty.autivia.agency/start?lang=nl. Wordt een aanvraag geen klant, dan bewaren we die twaalf maanden, zodat een vervolggesprek niet bij nul begint.
In een loyaliteitsprogramma: de gegevens van jouw klanten
Als een klant meedoet aan jouw programma geeft die een voornaam en een e-mailadres, en beantwoordt die apart de vraag of er e-mails naast de kaart mogen komen. Zolang iemand lid is, legt het programma stempels, bezoeken, beloningen en mijlpaalbonussen vast op die kaart, plus de datum van aanmelden en een eventuele notitie die je medewerkers aan de kassa toevoegen. Bij een puntenprogramma komen daar het bedrag dat medewerkers aan de kassa intypen en de punten die die aankoop opleverde bij, plus een terugbetaling, een doorverwijzing met de waarde ervan, en elke VIP-perk die is overhandigd.
Jij bepaalt waarom je die gegevens verzamelt en wat je ermee doet. Autivia verwerkt ze in jouw opdracht, om de kaart, de beloningsregels, de e-mails die je aanzet en de rapportage die je vraagt te laten werken. Wij gebruiken de gegevens van jouw klanten niet voor onze eigen marketing, verkopen ze niet en kopen geen lijsten. Platformbeheerders van Autivia kunnen een ledenrecord inzien wanneer dat nodig is om de dienst te draaien of te ondersteunen, en zij voeren een verwijdering uit als jij daarom vraagt.
Elke marketinge-mail die we voor jou versturen bevat een afmeldlink, en een klant kan de kaart lezen zonder ooit meer dan de kaartlink te ontvangen. We versturen geen e-mail namens je betaalprovider.
Als je de check voor klantenbinding afrondt
De check vraagt geen naam of e-mailadres. Als je klaar bent, stuurt hij je antwoorden, score en aanbevelingen per e-mail via Resend naar Autivia. We gebruiken afgeronde checks om te begrijpen wat bedrijven nodig hebben en de check te verbeteren. Een optionele notitie wordt meegestuurd. Laat daarom namen, klantgegevens en andere herkenbare informatie weg. Je wordt niet ingeschreven voor marketingmails.
Je resultaat verschijnt direct, ook als het versturen mislukt. De resultaatpagina meldt of de verzenddienst je antwoorden heeft ontvangen en biedt een nieuwe poging als dat niet is gelukt.
Exports en rapportage
Vanuit je dashboard exporteer je je leden, hun bezoeken en je maandcijfers als CSV-bestand. Dat zijn jouw gegevens, en de export bestaat zodat je ze kunt meenemen. Elke export wordt vastgelegd bij het account dat hem opvroeg, met datum en het aantal regels.
Het maandrapport bevat totalen over je programma, niet de persoonsgegevens van je klanten.
Betalingen
Er is nog geen online afrekenpagina: de opzet spreken we met een mens af en die factureren we. Zodra er een betaalprovider gekoppeld is, verlopen kaartgegevens via de eigen beveiligde omgeving van die provider en bewaart Autivia ze nooit. Heb je voor een aankoop de actuele factuurgegevens nodig, vraag het ons en we sturen ze.
Wie verwerkt er voor ons
Supabase host de database, Vercel host de applicaties en Resend verstuurt de e-mails zodra e-mail aanstaat. Elk verwerkt gegevens in onze opdracht onder eigen voorwaarden: Supabase, Vercel, Resend.
Bewaartermijnen
Facturen en betaalgegevens bewaren we zeven jaar waar de Nederlandse belastingwet dat vraagt. Gegevens in een lopend programma bewaren we zolang het programma loopt. Vertrekt een zaak, vraag ons dan een export van de programmagegevens; die leveren we. Vraagt een klant zijn of haar programma om verwijdering, dan gaat weg wat die persoon aanwijst: naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, de marketingtoestemming, en de vrije tekst die jouw medewerkers op de kaart schreven, want daarin kan een naam of een opmerking staan. De oude kaartlink opent het record niet meer. De cijfers van jouw programma blijven staan, zodat je rapportage blijft kloppen: saldo's, datums, bedragen en het soort beweging, bij een record dat als geanonimiseerd gemarkeerd staat.
Jouw rechten en die van hen
Een klant met een vraag over de eigen kaartgegevens kan die het beste stellen aan de zaak waar hij lid werd, want die bepaalt wat het programma doet. Heeft jouw zaak hulp nodig bij zo'n verzoek, of wil je je eigen rechten uitoefenen (inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdracht), mail dan het adres hieronder. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Het programma rekent met de regels die het zelf nodig heeft: een saldo, een beloning, een VIP-niveau, een verloopdatum, en wie een herinnering krijgt, allemaal op basis van wat er op de kaart is vastgelegd. Autivia gebruikt de gegevens van jouw klanten niet voor eigen marketing en verkoopt ze niet.